Szafy metalowe – solidna ochrona dokumentów

Szafy metalowe stosuje się powszechnie w firmach, zakładach pracy, ośrodkach sportowych, urzędach, czy szkołach. Dzięki nim możliwe jest estetyczne i bezpieczne przechowywanie przedmiotów osobistych, akt, segregatorów i dokumentów. Standardowe szafy metalowe wykonuje się z solidnej, malowanej proszkowo i odpornej na działanie korozji stali. Posiadają zazwyczaj drążek z haczykami, otwory wentylacyjne i zamek cylindryczny. Bardziej rozbudowane wersje mogą zostać wyposażone w lusterka, wizytowniki, czy sejf. Na rynku dostępne są szafy mające różne wymiary, kolory i kształty. 

Szafki metalowe – na co zwrócić uwagę podczas ich wyboru?

Jeśli chcemy mieć szafy metalowe, które mają wytrzymać wiele lat, warto wziąć pod uwagę kilka kwestii, podczas dokonywania ich wyboru. 

Pierwsza i najważniejsza kwestia to niewątpliwie materiał, z którego wykonano owe meble. Pamiętajmy o tym, iż materiał winien możliwie jak najbardziej odporny na działanie korozji, ale też innych czynników, które mogą zaszkodzić jego kondycji. Meble wykonywane z metalu zapewnią lepszą odporność na działanie substancji, które mogą zaszkodzić meblom zrobionym z innych surowców. 

Następną sprawą jest malowanie. Warto, abyśmy upewnili się, czy konkretna szafa metalowa została w jakiś sposób zabezpieczona przed uszkodzeniem. Dobrej jakości meble wykonane z metalu na ogół poddaje się malowaniu proszkowemu, albo też dodatkowemu cynkowaniu. Dzięki czemu powierzchnia staje się jeszcze bardziej odporna na uszkodzenia, które mogą mieć miejsce podczas wielu lat użytkowania. 

Dokonując wyboru tego rodzaju mebli warto także zwracać uwagę na ich nośność. Winna zostać podana dla każdej z półek. Nawet szafy biurowe powinny mieć w swojej specyfikacji taką właśnie informację. Może się bowiem zdarzyć, iż dla indywidualnych potrzeb wybraną szafa będzie najzwyczajniej nazbyt słaba. 

I jeszcze jedna kwestia, o której musimy pamiętać, jeśli zainteresowały nas szafki metalowe. Zamki. To niezwykle istotny aspekt, jeżeli chcemy zapewnić właściwe zabezpieczanie dokumentów. W dobie RODO, kiedy tak istotne stało się bezpieczeństwo informacji, jest to kluczowa kwestia. 

Warunki przechowywania dokumentów

Te, które przechowywane są najdłużej to dokumenty podatkowe, płacowe, medyczne, kadrowe i księgowe. Nawet własną dokumentacja podatkowa, trzymana w domu, musi być dostępna przez przynajmniej 5 lat na żądanie właściwego urzędu skarbowego. Dokumenty firmowe mające związek z ZUS trzeba zabezpieczać na kolejne 10 lat, zaś kadrowe nawet u na 50 lat. Składowanie dokumentów nie jest tylko biernym ich przechowywaniem. To również ochrona przed dostępem osób trzecich, jak i dostosowanie warunków ich przechowania do ciągle zmieniających się i restrykcyjnych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Przechowanie dokumentów to również ich archiwizowanie, zgodne ze sztuką tegoż procesu. Wymagająca wiedzy i kompetencji, ale i narzędzi fizycznych, takich jak regały, teczki, kartony archiwalne i segregatory, a przede wszystkim właściwe pomieszczenie ; nie może być ono nazbyt nasłonecznione, zbyt wilgotne, ale za to wentylowane. Wbrew pozorom znalezienie miejsca spełniającego te wymogi nie będzie trudne – wystarczy w odpowiedni sposób zadbana piwnica, którą wyposażymy w szafki metalowe, czy regały, takich firm, jak :  https://www.wyposazeniegaudia.pl/cat/szafy-metalowe/

Podział szaf metalowych 

Szafy wykonane z metalu winny spełnić obowiązujące normy. Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów, NATO, jak i Ministerstwa Obrony Narodowej, można wyróżnić trzy klasy szaf metalowych :

  • Klasa A – tego typu szafy służą do przechowywania dokumentów i pism określonych mianem ,,poufne”, albo ,, zastrzeżone”. Mają one kluczowy zamek w klasie A, niemniej możliwe jest zainstalowanie w nich zamka szyfrowanego mechanicznie, albo elektronicznego,
  • Klasa B – przechowuje się w nich dokumenty i pisma określone mianem ,,tajne”. Szafy te wyposaża się w dwa zamki : kluczowy i szyfrowy mechaniczny, 
  • Klasa C – to szafy przeznaczone do przechowywania ,,ściśle tajnych” dokumentów. W standardzie mają dwa zamki atestowane : szyfrowy mechaniczny i kluczowy.